Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13 octobre 2026

HYDRE VERTE, éditeur de l'application Kalepin, s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. Cette politique décrit les données collectées, leur utilisation et vos droits — que vous soyez utilisateur de Kalepin, ou salarié ou client d'une entreprise qui l'utilise.

Responsable du traitement

Pour les données de votre compte, de votre abonnement et de votre utilisation du Service, le responsable du traitement est : HYDRE VERTE SAS au capital variable SIREN : 991 897 596 SIRET : 991 897 596 00011 N° TVA : FR35 991 897 596 16 Place des Quinconces, 33000 Bordeaux Email : contact@kalepin.fr

Nos deux rôles

HYDRE VERTE intervient à deux titres : • Responsable de traitement pour les données de votre compte, de votre abonnement, de notre relation commerciale, du support et de la mesure d'audience. • Sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour les données que les entreprises utilisatrices (nos « Clients professionnels ») enregistrent dans Kalepin à propos de leurs chantiers, de leurs salariés et équipes, et de leurs propres clients. Ces entreprises en sont responsables de traitement : elles décident de ce qui est enregistré et dans quel but. Nous ne traitons ces données que sur leurs instructions, pour leur fournir le Service ; nos engagements figurent à l'article 9 des Conditions Générales d'Utilisation.

Données collectées

Données de votre compte et de votre utilisation (HYDRE VERTE en est responsable de traitement) : • Données d'inscription : adresse email, mot de passe (haché de manière sécurisée) • Données de profil : nom, prénom (si renseignés) • Numéro de téléphone, uniquement si vous nous le communiquez pour être rappelé au sujet de nos offres • Données d'abonnement et de facturation : formule, historique de paiement, coordonnées de facturation (le paiement est traité par Stripe ; nous ne conservons pas vos numéros de carte) • Échanges avec le support • Données techniques : identifiant d'appareil, système d'exploitation, version de l'application, logs de connexion, adresse IP • Données d'analyse d'audience (avec votre consentement) : événements d'utilisation anonymisés, pages consultées, actions effectuées sur le site et dans l'application, collectées via PostHog et Google Analytics 4 Données enregistrées dans Kalepin par les entreprises utilisatrices (HYDRE VERTE en est sous-traitant, voir « Nos deux rôles ») : • Chantiers : noms de projets, descriptions, adresses et coordonnées GPS des chantiers (uniquement si elles sont renseignées ou si la géolocalisation est autorisée), tâches, messages, photos, dessins, fichiers et comptes rendus • Salariés et membres de l'équipe : identité, coordonnées, rôle, plannings, heures de travail saisies ou dictées, absences et coûts horaires servant au calcul de rentabilité • Clients de l'entreprise : identité, coordonnées, adresses, équipements et échéances d'entretien, devis (et date de consultation du lien d'un devis transmis au client), documents réglementaires et signatures (tracé, date et adresse e-mail de validation) • Dictées vocales : enregistrements audio et leur transcription • Référentiel d'articles et de prix, stocks et bons de livraison

Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes : • Création et gestion de votre compte • Fourniture et amélioration des services Kalepin : suivi de chantier, planning et heures de travail, devis et documents, rentabilité, stock • Communication au sein des projets • Fonctionnalités d'intelligence artificielle demandées par l'utilisateur (voir « Intelligence artificielle ») • Notifications relatives à l'activité de vos projets • Gestion de l'abonnement, facturation et e-mails de service • Prise de contact commerciale, uniquement avec votre accord • Support technique • Respect de nos obligations légales • Statistiques anonymisées d'utilisation

Base légale du traitement

• Exécution du contrat (CGU) pour la fourniture des services • Consentement pour les notifications push, la géolocalisation et les cookies d'analyse (PostHog et Google Analytics 4) • Intérêt légitime pour l'amélioration des services et la sécurité • Obligation légale pour la conservation de certaines données

Destinataires des données

Vos données peuvent être communiquées à : • Les membres de votre organisation ayant accès aux projets partagés • Nos sous-traitants techniques : – Amazon Web Services EMEA SARL : hébergement de l'API, stockage des fichiers, envoi des e-mails, files de traitement et modèles d'intelligence artificielle Amazon Bedrock (Amazon Nova, Anthropic Claude), dans la région Europe – Supabase, Inc. : base de données et authentification – Google (API Gemini) : traitement par intelligence artificielle des dictées vocales, de l'analyse de documents et de la génération de devis. Des transferts vers les États-Unis sont susceptibles d'avoir lieu, encadrés par les Clauses Contractuelles Types et l'adhésion de Google au EU-US Data Privacy Framework – Stripe : paiement des abonnements – OneSignal : notifications push • PostHog, Inc. (analyse d'audience) — données hébergées dans l'Union européenne • Google Ireland Limited (Google Analytics 4) — mesure d'audience du site web. Des transferts vers les États-Unis sont susceptibles d'avoir lieu, encadrés par les Clauses Contractuelles Types et l'adhésion de Google au EU-US Data Privacy Framework • CookieYes Limited (recueil du consentement aux cookies du site web) — société établie au Royaume-Uni, pays couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne • Trackdéchets (ministère de la Transition écologique) — uniquement si vous reliez volontairement un compte Trackdéchets : les données de traçabilité des déchets que vous déclarez (identité et SIRET du détenteur, adresse du chantier, nature et quantités de déchets, identité du signataire) sont transmises à cette plateforme de l'État, où elles suivent son propre régime de conservation • Les autorités compétentes en cas d'obligation légale Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers. Ces prestataires sont aussi nos sous-traitants ultérieurs pour les données que nous traitons pour le compte des entreprises utilisatrices (voir « Nos deux rôles »).

Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités, lancées à la demande de l'utilisateur, font appel à des modèles d'intelligence artificielle : transcription et analyse de dictées vocales (tâches, heures de travail, devis), analyse de devis et de documents, préparation de brouillons de devis, lecture de bons de livraison. Selon la fonctionnalité, les éléments transmis au prestataire sont la dictée, les instructions saisies, les images ou documents choisis, et les informations du chantier ou de l'Organisation utiles au traitement. Les prestataires sont Amazon Web Services (Amazon Bedrock, région Europe) et Google (API Gemini) ; ils traitent ces éléments pour exécuter la demande. HYDRE VERTE n'utilise pas vos contenus pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Les résultats sont des propositions soumises à la validation de l'utilisateur : aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise de manière entièrement automatisée.

Hébergement et transferts

Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés. Certains de nos prestataires techniques (services cloud) peuvent impliquer un transfert de données hors de l'Union européenne, dans le respect du RGPD (clauses contractuelles types ou décision d'adéquation).

Durée de conservation

• Données de compte : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées dans un délai de 30 jours après suppression du compte • Données de projet : conservées tant que le projet existe, puis 12 mois après archivage, sauf suppression de l'Organisation (voir ci-dessous) • Logs de connexion : 12 mois • Données de facturation : 10 ans (obligation légale) • Données confiées par un Client professionnel (clients, salariés et équipes, heures et absences, devis, référentiel) : conservées tant que l'Organisation existe, les données de projet suivant la règle ci-dessus ; restituées sur demande, puis supprimées dans un délai de 30 jours après la suppression de l'Organisation, les copies de sauvegarde étant purgées au plus tard 90 jours après

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : • Droit d'accès à vos données personnelles • Droit de rectification des données inexactes • Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») • Droit à la limitation du traitement • Droit à la portabilité de vos données • Droit d'opposition au traitement • Droit de retirer votre consentement à tout moment Pour exercer ces droits sur les données de votre compte, contactez-nous à contact@kalepin.fr. Pour les données qu'une entreprise a enregistrées à votre sujet, voir « Salariés et clients des entreprises utilisatrices ». Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Salariés et clients des entreprises utilisatrices

Votre employeur, ou l'entreprise qui réalise des travaux pour vous, peut enregistrer dans Kalepin des données qui vous concernent : identité et coordonnées, et selon le cas plannings, heures de travail, absences, adresse du chantier, équipements, devis et documents. Cette entreprise est responsable de ce traitement : c'est à elle que vous adressez vos demandes d'accès, de rectification, d'effacement ou d'opposition, et c'est elle qui vous informe de l'usage qu'elle fait de Kalepin. Si vous nous écrivez directement à contact@kalepin.fr, nous transmettons votre demande à l'entreprise concernée et l'aidons à y répondre. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement en transit (TLS), stockage sécurisé, authentification renforcée, contrôle d'accès, surveillance des systèmes.

Cookies et traceurs

Le site web et l'application Kalepin utilisent des cookies techniques nécessaires à leur fonctionnement, ainsi que des outils d'analyse d'audience (PostHog et Google Analytics 4) permettant de collecter des statistiques anonymisées d'utilisation et un outil de mesure des conversions publicitaires (Google Ads). Les cookies d'analyse et de mesure publicitaire ne sont activés qu'après votre consentement explicite. Sur le site, il est recueilli lors de votre première visite par un bandeau qui vous permet d'accepter, de refuser ou de choisir finalité par finalité (mesure d'audience, publicité). Ce choix vaut aussi pour l'application web (app.kalepin.fr), qui ne vous repose pas la question ; à défaut, l'application vous le demande par une boîte de dialogue lors de votre première connexion. Avant ce consentement, le mode « Consent Mode v2 » de Google empêche tout dépôt ou lecture de cookie publicitaire ou analytique ; seuls des signaux sans cookie sont transmis à Google à des fins de mesure statistique. Ils comprennent l'adresse de la page consultée, qui contient l'identifiant du clic publicitaire (GCLID) lorsque vous arrivez depuis l'une de nos annonces. Vous pouvez à tout moment modifier votre choix : • Sur le site web : via le lien « Gérer les cookies » dans le pied de page • Dans l'application : via la section « Statistiques d'utilisation » des Paramètres. Un choix fait dans l'application y prévaut ensuite sur celui du site Outils utilisés : 1. PostHog (PostHog, Inc.) — analyse d'audience et statistiques d'utilisation • Hébergement des données : Union européenne (eu.i.posthog.com) • Données collectées : événements d'utilisation anonymisés (pages vues, actions effectuées), identifiant technique • Durée de conservation des cookies : durée de la session navigateur • Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD) 2. Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) — mesure d'audience du site web kalepin.fr • Identifiant de mesure : G-RZ8HDTT23H • Données collectées : pages vues, événements de navigation, type d'appareil, pays/région, identifiants techniques (cookie « _ga ») • Anonymisation : adresse IP anonymisée avant tout traitement, fonctionnalité Google Signals désactivée • Durée de conservation des données dans Google Analytics : 14 mois • Durée de vie du cookie « _ga » : 13 mois • Hébergement et transferts : Google Ireland Limited (Union européenne) ; transferts vers les États-Unis encadrés par les Clauses Contractuelles Types et l'adhésion de Google au EU-US Data Privacy Framework • Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD) • Plus d'informations : https://policies.google.com/privacy 3. Google Ads (Google Ireland Limited) — mesure des conversions publicitaires • Identifiant : AW-18167959090 • Données collectées : événements de conversion (ex. création de compte), identifiant de clic publicitaire (GCLID), cookies « _gcl_* » • Finalités : mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires et, avec votre consentement, améliorer la pertinence de nos annonces • Durée de vie des cookies « _gcl_* » : 90 jours • Hébergement et transferts : Google Ireland Limited (Union européenne) ; transferts vers les États-Unis encadrés par les Clauses Contractuelles Types et l'adhésion de Google au EU-US Data Privacy Framework • Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD) • Plus d'informations : https://policies.google.com/privacy 4. CookieYes (CookieYes Limited, Royaume-Uni) — recueil et conservation de votre choix sur le site web • Données traitées : votre choix par finalité, un identifiant de consentement aléatoire, la date du choix, votre pays et votre adresse IP anonymisée • Cookies : « cookieyes-consent » (1 an), qui mémorise votre choix, et « kalepin_consent » (6 mois), qui le transmet à l'application web • Ces cookies sont nécessaires à la prise en compte de votre choix et ne requièrent pas votre consentement • Base légale : obligation légale de recueillir votre consentement et de pouvoir le démontrer (article 6.1.c du RGPD) • Plus d'informations : https://www.cookieyes.com/privacy-policy/ Les cookies publicitaires (Google Ads) servent uniquement à mesurer les conversions issues de nos campagnes ; aucune publicité n'est diffusée sur le site ou dans l'application. L'application mobile stocke également des identifiants techniques et jetons d'authentification localement sur votre appareil pour le fonctionnement du service.

Mineurs

L'application n'est pas destinée aux mineurs de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment. Toute modification substantielle vous sera notifiée via l'application.

Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données : HYDRE VERTE 16 Place des Quinconces, 33000 Bordeaux Email : contact@kalepin.fr